結婚式当日 ..

準備を万全にしたはずが、ゲストから「急用で行けなくなった！」という連絡が…

 

あるいは、受付で「友人も連れてきちゃった！」という想定外の申し出が…

 

当日の人数変更は、新郎新婦や幹事にとって最大のトラブルの一つです！

金銭的な問題はもちろん、ゲストとの関係にも影響しかねません

 

しかし、「披露宴（ご祝儀制）」と「二次会・1.5次会（会費制）」では、その対処法が全く異なります。

 

この記事では、両方のケースにおけるスマートな対処法と、トラブルを未然に防ぐための予防策を徹底解説します！

 

 

ケース1：【披露宴（ご祝儀制）】の場合

席次やフルコース料理、引き出物などが厳密に決まっている披露宴では、人数の変更は非常にシビアな問題です。

 

披露宴の「当日キャンセル（ドタキャン）」への対応

 

 

【問題点】

・ゲスト1名分の料理、飲物、引き出物、席次など、すべての手配が完了しています。

・当然、会場へのキャンセル料（1名分の費用の100%）は新郎新婦が負担することになります。

 

 

【当日の対処法】

１，連絡があった場合（体調不良・急用など）

まずは「連絡ありがとう。大丈夫？」と、相手を気遣う言葉を最優先に伝えます。

 

金銭（キャンセル料）の話は一切しません。 披露宴の場合、キャンセル料をゲストに請求するのはマナー違反とされ、今後の関係悪化につながります。新郎新婦が「予備費」でカバーするのが一般的です。

 

 

会場スタッフへの対応（重要）

すぐに会場のキャプテンやプランナーに欠席の旨を伝えます。

 

 

【補足：余った料理の対応】

そのゲストのために準備された料理は、すでに料金が発生しています。 席でそのまま下げてしまうのは非常にもったいないため、会場スタッフに「同じテーブルのゲストで分けて召し上がっていただけるよう、大皿で提供し直してもらう」など、柔軟な対応をお願いしましょう。

 

 

 

２，連絡がない「無断キャンセル」の場合

・パーティー中は何もせず、終了後に別の友人などを通じて安否確認をします。

・万が一の事故なども考えられるため、いきなり責めるのは禁物です。

・この場合も、スタッフには欠席の旨を伝え、料理の対応は上記と同様にお願いします。

 

 

【後日の対応】

ご祝儀

やむを得ず欠席した場合、後日ゲストからお祝い（ご祝儀袋に入れた現金や品物）が送られてくるのが一般的です。もし頂戴したら、引き出物とは別に、半額程度の内祝いをお返しするのがマナーです。

 

 

引き出物

すでに手配済みの引き出物は、後日そのゲストのご自宅へ配送するか、直接お渡しするのが丁寧な対応とされます。

 

 

 

 

披露宴の「当日参加（飛び入り）」への対応

【結論】

原則として、100%不可能（お断りする）

 

【理由】

・席次表、ゲストテーブルの席、フルコース料理、引き出物、すべてがその場で用意できないからです。

 

・無理に対応すると、そのゲストだけ準備がなく失礼にあたる上、会場全体の運営に支障が出ます。

 

 

【お断りの例文】

「来てくれて（お申し出をいただいて）本当に嬉しいです！ただ、大変申し訳ないのですが、披露宴はお席もお料理もすべて事前に準備させていただいており、今からだと〇〇様（ゲスト）に失礼にあたってしまうため、ご案内ができません…。本当にごめんなさい！」

 

 

 

ケース2：【二次会・1.5次会（会費制）】の場合

会費制のパーティーは、披露宴よりは柔軟な対応が可能な場合がありますが、金銭トラブルに直結しやすいのが特徴です。

 

二次会の「当日キャンセル（ドタキャン）」への対応

【問題点】

・披露宴同様、会場への最終確定人数は報告済みのため、キャンセル料（会費全額）が発生します。

・これが新郎新婦や幹事の「赤字」に直結します。

 

 

【当日の対処法】

１，連絡があった場合（体調不良・急用など）

・まずは相手を気遣います。「連絡ありがとう！お大事にね」

・次に、会費について明確に伝えます。（※これが披露宴との最大の違いです）

 

・伝える例文

「本当に残念です！ちなみに、大変言いにくいんだけど、お店への人数は確定済みでキャンセル料が100%かかってしまうんだ…。なので、申し訳ないけど後日でもいいので**会費（8,000円）だけ頂戴してもいいかな？**ごめんね！」

 

 

例外

明らかな不幸（ご家族の不幸など）や深刻な事故の場合は、会費の請求は避け、新郎新婦の予備費でカバーします。

 

 

 

二次会の「当日参加（飛び入り）」への対応

【問題点】

会場のキャパシティオーバー、料理やプチギフトの不足。

 

【当日の対処フロー】

１，すぐに会場（お店）に確認する

幹事が会場責任者に「1名追加は可能ですか？」と最優先で確認します。

 

 

２，会場の返答別：対応

OKが出た場合（ビュッフェ立食など）

・会費は「その場で」「現金で」必ず徴収します。「後で振り込む」は絶対にNGです。

・「急遽なので、お渡しするプチギフトの用意がなくてごめんなさい！」と一言添えます。

・幹事の注意点： OKが出ても、料理の追加はできません。 料理の総量は変わらないため、1人あたりの料理が減る（薄まる）ことを覚悟しておきましょう。（ドリンクは飲み放題で対応可なことが多いです）

 

 

NGが出た場合（着席、キャパオーバーなど）

「来てくれて本当に嬉しいんだけど、お店に確認したらどうしても席（料理）が用意できなくて…。本当にごめん！」と、感謝と謝罪をセットで丁寧にお断りします。

 

 

トラブル回避！最強の「事前予防策」4選（主に二次会・1.5次会向け）

当日バタバタしないために、一番大事なのは「予防」です。

 

 

1. 招待状に「キャンセルポリシー」を明記する

これが最も重要です。ゲストも「いつからお金がかかるか」が分かれば、安易なキャンセルを躊躇します。

 

記載例：

「会場への人数確定の都合上、X月X日以降のキャンセルにつきましては、会費全額（8,000円）をキャンセル料として申し受ける場合がございます。何卒ご了承ください。」

 

 

2.「最終リマインド」を全員に送る

パーティーの3日〜5日前に、参加者全員にリマインドの連絡を入れ、キャンセルポリシーも再告知します。

 

リマインド例文：

「いよいよ今週末は二次会です！なお、お店への人数は確定済みのため、これ以降のキャンセルは会費全額がキャンセル料となりますので、体調管理にはお気をつけてお越しください！」

 

 

3. 会費は「事前決済」を導入する

ドタキャン防止に最も効果的なのが、事前決済です。イベント管理ツールや送金アプリで先にお金を集めてしまえば、キャンセル率が劇的に下がります。

 

 

4. 新郎新婦が「予備費」を用意しておく

どんなに予防しても、1〜2名のやむを得ないキャンセルは発生するものです。新郎新婦に「1〜2名分のキャンセル料」をあらかじめ「予備費」として用意してもらい、赤字補填に充てましょう。

 

 

 

まとめ

結婚式当日の人数変更は、パニックにならず、冷静に対処することが重要です。

 

【披露宴】は「関係性」を重視：金銭請求はせず、新郎新婦側で負担するのがマナー。当日参加は不可。余った料理は同席ゲストに楽しんでもらいましょう。

 

 

【二次会・5次会】は「ルール」を重視：キャンセル料の請求は明確に。当日参加は会場と相談。

 

特に二次会・1.5次会は、事前の「キャンセルポリシーの告知」と「リマインド」を徹底するだけで、当日のトラブルをほぼ防ぐことができます。しっかり準備して、最高の1日を迎えてください。