結婚式の準備も大詰め！

 

「ウェルカムスペース」のグッズは揃いましたか？ IKEAのキャンドル、手作りのフォトフレーム、思い出のアルバム…。

 

 

しかし、ここで一つ重要な準備があります。

 

当日は、あなた自身が飾り付けをすることはできません！

設置をしてくれるのは、当日のプランナーさんや会場スタッフさんたちです。

 

そこで必要になるのが、配置やこだわりをまとめた資料。

 

SNSではよく「ウェルカムスペース指示書」と呼ばれていますが…実はその名前、そのまま使うのはちょっと待ってください！

 

今回は、あなたのこだわりを完璧に再現してもらうための資料の作り方と、プランナーとの関係がもっと良くなる「魔法の伝え方」をご紹介します！

 

 

「指示書」という言葉、実はちょっと怖いかも？

SNSで検索すると「指示書を作ろう！」という投稿をたくさん見かけます。

しかし、受け取る側のプランナーも一人の人間です。

 

繁忙期で余裕がない時に、「指示書（＝命令）」と書かれた書類を渡されると、無意識に「間違えてはいけない」というプレッシャーや、「業務的な作業」という冷たい印象を感じてしまうことも。

 

結婚式は、プランナーとお二人の「チーム戦」です。

資料のタイトルを少し変えるだけで、その空気は一気に温かいものに変わります。

 

おすすめの言い換え（タイトル例）

× 「ウェルカムスペース設置指示書」

◎ 「ウェルカムスペース設置 ご要望書」

◎ 「ウェルカムスペース セッティング・イメージ書」

◎ 「ウェルカムスペース ご相談シート」

 

「指示」ではなく「相談」や「要望」とすることで、「忙しい中すみませんが、よろしくお願いします」という「配慮（おもてなし）」が伝わります。

 

タッフは「このお二人のために、絶対に可愛く飾ってあげたい！」と、プラスアルファの頑張りを見せてくれるものなのです。

 

 

資料に載せるべき「4つの必須項目」

タイトルを優しくしたら、中身は分かりやすく作りましょう！

以下の4項目があれば、スタッフは迷わず作業ができます。

 

１，完成予想図（写真）

自宅で実際に並べて撮った写真。「これが正解」というビジュアルが最強の説明です。

 

 

２，アイテムリスト

何がいくつあるか、紛失防止のために記載します。

 

３，こだわりポイントの指定

「ここは絶対にこうしたい！」という熱意を伝えます。

 

４，搬入情報（日時・方法）

いつ、どうやって荷物が届くかを知らせます。

 

 

ウェルカムスペースご要望書テンプレート

プランナーへの敬意と配慮を込めた、やわらかい表現のテンプレートです。

WordやExcel、Canvaなどに貼り付けてご使用ください。

 

 

【ウェルカムスペース セッティングご要望書】

ご多忙の中、設置のご協力ありがとうございます。

当日のイメージをまとめましたので、ご無理のない範囲で参考にしていただければ幸いです。

 

■基本情報

・挙式日：202X年〇月〇日

・両家名：〇〇家・△△家

・設置場所：受付横 ウェルカムスペース（円卓）

・担当プランナー：〇〇様

 

■搬入について（お荷物の詳細）

・搬入日時： 〇月〇日（前日） 14:00〜16:00指定

・搬入方法：

・[ ] 新郎新婦 手持ち（当日持参）

・[ ] 宅配便にて郵送（業者名：ヤマト運輸 / 伝票番号下4桁：1234）

・梱包箱数： 全3箱のうちの「1箱目」

 

 

完成イメージ（全体写真）

（ここに自宅で並べて撮影した「全体の写真」を大きく貼る）

 

 

こだわりのポイント（詳細）

※素人判断の配置ですので、現場の状況に合わせて微調整していただけると嬉しいです！

・LEDライト： スイッチをONにしていただけると嬉しいです。

・チュール： ふわっとボリュームが出るように敷いてください。

・配置： 背の高いアイテムを奥にするとバランスが良いかと思います。

 

 

アイテムリスト

□ ウェルカムボード（A3サイズ）×1

□ イーゼル ×1 □ フォトフレーム（金）×2

□ 造花（ドライフラワー）×1束

 

 

撤収（持ち帰り）について

・搬出方法： 翌日午前に親族が車で引き取りに来ます。

・生花はお見送りで配りたいので、残しておいてください。

 

 

プランナーが泣いて喜ぶ！「搬入」の気遣い

資料だけでなく、実際の「モノ」の渡し方にも愛を込めましょう。

 

「1つの箱」にまとめる

あちこちに分散させず、「ウェルカムスペースセット」として1箱にまとめましょう。

 

 

資料は「一番上」に

箱を開けた瞬間、一番最初に目に入る場所にこの「ご要望書」を入れておきます。

 

 

「よろしくお願いします」の付箋

資料の表紙に、「当日はよろしくお願いします！」と手書きの付箋やメモを一言添えるだけで、プランナーのやる気は急上昇します。

 

 

指示書ではなく「ラブレター」を

「指示書」というと業務マニュアルのようですが、これはお二人の想いをプランナーに託す「ラブレター」でもあります。

 

「指示する」のではなく「お願いする」

 

その姿勢は、必ず当日のクオリティやスタッフの笑顔となって返ってきます。

素敵な「ご要望書」を作って、チーム全員で最高の結婚式を作り上げてくださいね！